【BOOK】簡報力來自傳達力

簡報力，來自傳達力：東大超人氣「人生基礎方程式」第二課

東大物理学者が教える「伝える力」の鍛え方

作者： 上田正仁

內容簡介

本書從傳話、簡報到交涉——

讓你一出口就完美控場，把想說的話，直入聽眾內心！

也收錄傳達的基礎訓練。

★這是一本你絕對不能缺少的實用訓練手冊

1.東大超人氣教授開課

將傳達總結為三堂課程，幫所有人打好基礎，解決所有無效溝通問題！

2.溝通無能、老說廢話者的救星

「聽不懂你在講什麼」、「可以講重點嗎？」老是被人這麼說？別擔心，本書有各種實例，系統地教學傳達原則，讓你慢慢改變說話習慣。

3.教你做出讓觀眾目不轉睛的簡報

不知道怎麼做簡報？一上台就腦袋空白？本書從構思簡報開始，到上台報告的技巧，知無不言，讓你一上台就吸引聽眾注意力，作一手好簡報！

4.談判、交涉怕吃虧，聽教授的就對了

聽不出對方的言外之意？總是無法說服？本書模擬各種交涉情況，有生活化的例子，也有商業交涉的訣竅，不論私生活或職場，都能巧妙hold住場面，提高個人和企業的價值！

目錄

序言

• 自我感覺良好的傳達方式恐怕沒有辦法清楚傳達。想要將「想說的話」清楚傳達出去，你必須掌握接收資訊一方的理解力、背景、所處的狀況

▌先行課程　「傳達力」是什麼？

「無法傳達」是許多人的通病
模仿「簡報天才賈伯斯」就能成功傳達嗎？

• 「傳達力」不是經由模仿而來的，而是藉由展現自己的人格特質，傳達才能發揮它應有的威力

傳達力的基本

• 能言善道並不是必須的要素。比起能夠辯才無礙，先停下來想想自己想要傳達什麼，站在對方的立場思考，再以自己的話語傳達出來，才是最重要的
• 鍛鍊「傳達力」所需要的東西，不是與生俱來的才能、風格，而是確實看清「自己想要向對方傳達什麼」的基礎能力訓練 

「傳達力」是「思考力」的應用

• 為了「清楚意識想要傳達的事情」，同樣需要將「不知道自己不懂什麼地方」的狀態變成「知道自己不懂什麼地方」
• 想要順利傳達，必須先自行思考，在腦中整理完成

傳達力的三個階段

1. 清楚充分的傳達方式：照本宣科的等級（事實、事情、傳話的傳達）
2. 吸引對方的傳達方式：需要思考力的等級（簡報、表達自己意見等）
3. 付諸行動的傳達方式：需要創造力的等級（交涉等）

傳達力的最後關鍵是為對方著想

▌階段1 　這樣訓練「充分清楚的傳達方式」——掌握提升傳話力的三原則

事實和事情的不同是

• 事情有解釋的空間，傳達不當可能會造成誤會

提升傳話力的三原則

1. 開口之前，「應該要傳達什麼？」先停下來想一想 
2. 先從結論說起
3. 不說多餘的事情

先說結論

1. 先講最重要的結論 
2. 再說與結論相關的情報

僅傳達談話的「主幹」，拔掉「枝葉」

• 多餘的情報沒有作用，甚至可能掩蓋重要的資訊

傳話失敗的原因   
傳話力也需要發揮「聆聽能力」
傳話遊戲的機制

• 請候必擅用「反問」，向對方確認自己是否有誤解主幹

報告會議、協商的內容

• 可以內容分為「會議目的、出席人、議題及結論」來說明

嚴格區別事實和意見

• 事實是能被證明是真是假的一段陳述，與價值判斷無關。但以個人主觀為根據的東西（意見、感想、評價、判斷、價值觀等等）就需要經由驗證來確認，甚至很多時候是無法被證明的
• 若要表示意見或分析，請先聲明「接下來是我個人的意見」

▌階段2　這樣訓練「吸引對方的傳達方式」——借助聽話人的力量說出想要傳達的內容

　

2-1 簡報

簡報有各種形式
如何用投影片做簡報

• 在開始製作投影片之前，我們必須仔細考慮下面兩點：

1、自已最想要表達的訊息（主幹）是什麼？ 
2、如何以「最短路徑」來表達？

• 若希望對方理解自己想要傳達的訊息，就必須活化對方的大腦，直擊聆聽者的內心。因此，將想要傳達的訊息以「最短距離」、「邏輯地」構成「簡單易懂」的路徑才會顯得那麼重要

用「一張紙」統整「主幹」

• 如何構成「最短路徑」？在心中思考你要以怎樣的順序說什麼，再將內容統整在「一張紙」上
• 製作投影片時，先在紙上畫投影片框框草圖，在每張投影片條列寫下濃縮後的重點內容，這樣的方法很適合整體構思。因草圖上的框框不大，自然就會捨去不必要的事，僅留下談話主幹
• 投影片頁數建議以「一分鐘一頁投影片」

太多重點等於沒重點

• 一開始就畫出十個框框？還是先畫出十五到二十個框框再減為十個？我會建議一開始就統整成十個
• 因為在縮減的過程中，很容易將縮減的內容移入其他框框，雖然框框減少了，但枝葉並沒有減少
• 一開始就設定好框框數目，仔細斟酌什麼要消去或留下，這樣做會更好。決定「要說什麼」的時候，同時也決定了「不要說什麼」
• 「不要說」的事情並不是就這樣完全不談，可以留到問與答的時候讓觀眾提問，增加與聽眾互動

貫徹「一投影片一訊息」的原則

• 整備好能認真聽講的環境要注意的地方如下

1、字體要大一點

2、一張投影片只傳遞一個訊息

3、書寫講稿

想像演練讓簡報更生動

• 假設你已經背好內容、熟記講稿。接下來不妨試著不看原稿、不發出聲音，看著投影片在心中用默念的方式向聽眾進行說明。請實際這樣做做看，你會發現這需要高度的集中力，腦中確立的影像會更加鮮明，說話的順序安排也會在腦中定形。只要簡報流程確實在腦中定形，就算完全不看講稿，也能自然地以自己的話語侃侃而談 
• 想像演練的步驟

1、熟記講稿

2、看著投影片在心中講講看

3、在腦中確立影像

4、關掉投影片，閉上眼睛在心中簡報

5、在腦中確立流程

讓聆聽者一同思考

• 事先調查聽眾是專家或一般人？有什麼樣的背景？根據對象調整簡報內容

開頭三十秒抓住聆聽者注意力——進階簡報術

• 在開頭三十秒，不使用投影片，認真地看著聽眾，講出最想傳達的訊息

主幹不會因談話人而不同

• 在日常生活中，考量聆聽者的立場，留意讓對方容易理解的傳達方式，從生活中磨練你的傳達能力

簡報和提問

• 如何鍛鍊提問能力？答案是努力做到「分析式的聆聽」。聽演講時，一面思考自己是否能夠信服演講的內容。若有疑問，將腦中的思考轉化成語言，勇敢提問

2-2 表達自己意見——傳達難言之隱

對方不想聽的訊息是什麼？
婉拒工作的錄取通知
不行從事情、狀況說起

• 讓要讓對方聽進不想聽的訊息，我們就必須要設法不讓對方關上心房，先讓對方做好心理準備來接受訊息

遵守「主幹→枝葉」的原則

• 開場白 ➜ 結論 ➜ 理由 ➜ 事情、狀況

忠言逆耳該如何傳達

• 先設置緩衝（打預防針）

下重話之前先給緩衝

• 談話間加入「詢問 ➜ 同意」的過程，引導學生產生「傾聽的心情」
• 「聽一下好嗎？」

引出「主動信服的想法」

• 要傳達給對方的不是「意見」，而是哪個地方有問題的「事實」

各大職業所追求的「傳達力」

• 本章要闡述的是，「站在對方的立場，使對方想要傾聽」，若能在這方面下工夫，才有機會敞開對方的心房，引出「主動信服的想法」

▌階段3　這樣訓練「付諸行動的傳達方式」——不要零合而要雙贏的做法

優異的交涉是雙贏

• 交涉並不是控制對方來達成自己的目標，而是相互出主意，協力合作找出共通的利益，企求解決問題的行為

交涉成功的三個重點

1. 交涉是雙向的行為
2. 判斷基準是很多元的：利用各種對自己有利的條件來交涉，例如：會介紹朋友來消費、這東西有污點、送贈品…等
3. 交涉時意識到「時間軸」的概念

決定基準的優先順序

• 不容妥協的事物即為主幹

交涉的關鍵在聽出對方真心的「聽聞力」
提高雙方的動機
用時間軸概念尋找突破口

• 也許對方只考慮到短期，你可以用長期的角度來切入分析，提示對方沒注意到的好處

誠實與真心，經營長久關係
和交涉對象共有未來
如何突破不利的立場

• 即便說明了，沒有自覺的人還是沒有自覺，雖然結果不如預期，但會留下主動提出交涉，想要改變現狀的事實作為證據。日後，這項事實可以成為重要的交涉材料

每個人的交涉風格不同
交涉不需要能言善辯

▌補充講解　這樣訓練「培育他人的傳達方式」——教育與育兒沒有正確解答

「培育他人的傳達方式」是綜合能力

• 傳達力的訓練重點，可粗略分類為

1、說話前先停下來想想應該要傳達什麼

2、傳達時要保持自我風格

鼓勵、稱讚、責罵

1. 想要對方改變，傳達時需具體說明理由（無論是稱讚還是責罵，理由要具體）
2. 利用時間軸概念，傳達未來的志向

教育就是引出對方的可能性

• 僅單純依指示行動，人難有進步成長，藉由「受到認同、賦予任務」，進步的空間才大

自己先改變，對方才會跟著改變

• 想要給予使人成長的建議，你必須仔細觀察過那個人。也就是說，自己內心要能像面鏡子一樣映照出他人內心

養兒育女最大的難關
接受孩子「想要傳達」的心情
親子共處的時光
後記

心得

這不是講簡報的書，不要被書名騙了，內容是在講傳達的方法，簡報只是其中一小部份，建議連同作者的另一本書【BOOK】東大超人氣的人生思考課一起看

圖表的話有最近看到一本書是清水久三子的《外商必修圖表力：150張圖例即學即用，新手也能提出顧問級簡報》，蠻實用的